2014年9月30日 星期二

永遠做不完的事情?關於時間管理


「為什麼總覺得事情多到做不完?好像才剛做完一件事情,馬上又想到另一件事情......每天都被事情壓得喘不過氣來......」

我想,許多人都有這樣的困擾吧?好像有很多很多事情等著我們去做,但是時間卻依舊是那麼少,到了最後,我們似乎把很多時間,都花在憂慮事情做不完的情緒之上了......

當累積的事情漸漸成為壓力,彷彿我們做什麼事情都無法改變它,那麼我們會漸漸地失去掌握自己的能耐,漸漸地習得無助(learned helplessness)(Seligman,1975)[1]

也許,你需要的只是一份Schedule。
試試看吧~

首先,你需要一張白紙
在紙上畫出一張表格,第一列寫上:一、二、三......六、日
第一行寫上時間,估算一下自己大約都幾點起床,還有幾點睡覺,例如早上6點起床,晚上12點睡覺,則依序寫上6點、7點.......22點、23點、24點
然後先把排了例行公事的時間給劃掉,例如上班時間、上課時間、打工時間、社團時間等等
好了,你會發現你的Schedule上會有一些空檔,把這些空檔圈裡來,這就是你一周除了例行公事之外的時間

接著,在空白處畫出兩條垂直的直線,這裡也許你有聽過,沒錯,就是所謂的四象限法,由美國的管理學家 Stephen Covey、A. Roger Merrill、和Rebecca R. Merrill等人提出的,把要做的事情分成「緊急/不緊急X重要/不重要」四類,然後把你預計要做的事情一一填入其中(Covey,Merrill&
Merrill,1994)


四象限法,摘自維基百科


接著,把那些緊急而重要的事情排到你的Schedule當中,如果還有一些空檔,那就留給自己吧!也許你在實際情況時,會花上更多的時間做這些緊急而重要的事情,也許也會有突發狀況,所以千萬別把時間排得太滿;而且我們可以從一周一周的狀況慢慢做修正,找出自己大略需要的工作時間。

至於緊急但不重要的事情呢,如果在實際執行時,空檔再去做吧!不緊急但重要的事情,則是留起來,可以成為未來某周規畫行程時的緊急重要事項之一;而不緊急且不重要的事情,像是一些想要看的書、想要看的電影、想要一次微旅行......等,就留給自己的休閒時光吧,有空再去做,沒空就算了~(當然如果你很需要閒暇時光,可以把他排進你的例行公事裡面)

當然,本周沒完成的事情,例如有一些重要但不緊急,或是一些不重要不緊急的事情,可以再寫到下一周的四象限裡




當然,排出來還是有可能會遇到一些問題
第一:有太多重要且緊急的事情了
第二:雖然重要緊急的事情不多,但是Schedule仍然滿滿的

面對第一點,也許你該做出一些取捨,找出到底哪些事情是那麼重要的,哪些事情是沒那麼重要的;或是只有這些時間,你優先想要做好哪些事情,應該放下哪些事情?該放下的就還是放下吧!你會發現壓力減輕許多;還有未來在接下任務之前,是不是該好好考慮自己能夠勝任哪些事情?

面對第二點,未來在安排課程、課外活動、社團活動、或是工作時,是不是應該要考量一下自己的能力?

雖然有一些Schedule已經接下來了,也許可以試著跟別人協調,也許是無法改變的事情,但是都應該把這些觀察做為自己的借鏡,現在的這些既定事情靠一段落之後,下一次在安排自己的行事曆時,是不是該好好的把這些經驗考量進去呢?有些人很能勝任很多事情,有些人很需要一些閒暇時光,有些人睡眠時間需要早睡早起,有些人能夠熬夜工作,你聽你的鳥鳴,他看他的日出[2],你又何必要跟別人一樣呢?了解自己的需求,接納自己就是這樣子的人,別勉強自己,安排屬於自己的行事曆,這樣才能發揮自己的最大效力吧!

這是一件需要持之以恆的事情,隨著一周一周的行事曆,也使得我們一次又一次的更了解自己的能耐,以及自己到底需要些什麼,隨著這樣一次又一次的努力,我們將能漸漸找回屬於自己的生活。

「不要為明天憂慮,因為明天自有明天的憂慮,一天的難處一天當就夠了。」(馬太福音6:34)

(先說我不是基督徒XD)

註解

[1]維基百科關於習得性無助(learned helplessness)的初淺介紹,想要多了解的,可以看看英文維基百科的learned helplessness


[2]宋晶宜《雅量》



延伸閱讀:

Stephen Covey, A. Roger Merrill, Rebecca R. Merrill, First Things First: To Live, to Love, to Learn, to Leave a Legacy. New York: Simon and Schuster, 1994(ISBN 0-684-80203-1)

Seligman, M. E. P. (1975). Helplessness: On Depression, Development, and Death. San Francisco: W. H. Freeman. ISBN 0-7167-2328-X.

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